Getting Things Done

Ob wir im Team nun mit Jira, Notion oder einem anderen Tool arbeiten, um unsere Aufgabe zu organisieren, irgendwann kommt jeder von uns an den Punkt, sich seine Aufgaben für den Tag zu suchen und diese zu bearbeiten.

Diese Aufgaben sind vielleicht in unterschiedlichen Boards zu finden, weil wir mit unterschiedlichen Kunden arbeiten, von denen einige eigene Lösungen verwenden. Und dann gibt es immer mal wieder Aufgaben, die nicht unbedingt in einem technischen Aufgabenboard stehen, zum Beispiel, wenn man sich vorgenommen hat, auf diese eine E-Mail zu antworten.

Dann kann es sinnvoll sein, die persönlichen Aufgaben in einer ToDo-App zu organisieren. Ich benutze dazu gerne Todoist. Die App sieht ansprechend aus, funktioniert hervorragend, lässt mich schnell Aufgaben anlegen und ist auf allen Geräten verfügbar. Es gibt aber da draußen natürlich zahlreiche andere Todo-Apps.

Hier soll es aber gar nicht darum gehen, welche App jetzt am besten ist, sondern wie wir am besten mit unseren Todos umgehen können. Denn nur weil wir eine gute Todo-App haben, heißt das noch lange nicht, dass wir gut organisiert sind.

Vor einer gefühlten Ewigkeit habe ich mir David Allens Buch „Getting Things Done“ gekauft und arbeite seitdem nach der Methode. Für mich habe ich noch keine bessere finden können.

Die GTD-Methode ist einfach umzusetzen und wahrscheinlich genau deshalb so beliebt. Wir wollen schließlich unsere Aufgaben managen und nicht die Methodik dahinter.

Bei GTD arbeiten wir mit einer bestimmten Struktur, die sich eigentlich in jeder Todo-App oder sogar auf Papier abbilden lässt.

Erfassung

Den ganzen Tag über erfasse ich Aufgaben, Idee und Ähnliches im Eingang von Todoist. Das ist die oberste Prämisse von GTD. Wir sollen uns nicht darüber sorgen müssen, dass wir Dinge vergessen könnten. Weshalb alles möglichst schnell festgehalten werden sollte.
Völlig unsortiert und ungefiltert werfe ich also tagsüber einfach alles in den Eingang von Todoist.

Wenn Du mit GTD ganz neu beginnst, kann es sinnvoll sein, alle bereits vorhandenen Aufgaben zusammenzutragen. Einfach alles in den Eingang. Um nichts zu vergessen, gibt es eine Erinnerungsliste von GTD, die vielleicht hilfreich sein könnte.

Die meisten Apps haben bereits eine Standard-Liste, bei Todoist heißt diese eben „Eingang“. Jeder neue Eintrag landet automatisch dort, sofern ich ihn beim Eintragen nicht schon in ein Projekt schiebe.

Klarheit schaffen

Ein- bis zweimal am Tag nehme ich mir etwas Zeit, um Klarheit in meine Todos zu bekommen. Ich habe dann den Eingang vor mir und fange an zu sortieren.

Erst einmal schaue ich nach zwei besonderen Eintragsarten, indem ich mir zwei Fragen stelle:

1. Dauert diese Aufgabe weniger als zwei Minuten? Dann erledige ich sie sofort.
2. Kann diese Aufgabe delegiert werden? Dann weise ich sie direkt zu.

Ich schaue außerdem, ob den Eintrag vor mir überhaupt eine Aufgabe ist. Vielleicht handelt es sich auch nur um eine Information, die an eine andere Stelle gehört, beispielsweise als Kommentar oder Anhang an eine andere Aufgabe.

Es gibt mit Sicherheit auch Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen. Diese versehe ich mit dem entsprechenden Datum.

Weil in meiner Todo-App viele verschiedene Projekte zusammenlaufen, z.B. auch von meinen Kirby-Plugins oder meiner eigenen Webseite, arbeite ich in Todoist mit Projekten.
Wenn ich eine Aufgabe bearbeite, ihr ein Datum zuweise oder etwas Ähnliches, dann schiebe ich sie auch direkt in das passende Projekt.

Die besten Aufgaben sind aber die, die nicht mehr erledigt werden müssen, die kann ich sofort löschen.

Schließlich sollte mein Eingang leer sein. Alles wurde in Projekte zugeordnet. Manche Aufgaben passen allerdings nicht in ein Projekt, die bleiben dann einfach im Eingang liegen.

Das klingt nach ziemlich viel Arbeit, wenn man das aber regelmäßig macht, hält es sich in Grenzen. Am Ende habe ich immer eine leere oder kurze Liste im Eingang.

Morgens planen

Am Morgen suche ich mir meine Aufgaben für den Tag zusammen. Eigentlich soll man das nur einmal machen, aber bei mir passiert das in zwei Schritten.

Ich mache das einmal direkt morgens als Erstes und habe dann eine Liste von Aufgaben, mit der ich in unser Daily gehe. So kann ich direkt sagen, was ich geplant habe. Im Daily kommen dann vielleicht noch weitere Aufgaben hinzu oder vorhandene werden obsolet. So kann es also vorkommen, dass ich nach dem Daily noch einmal in die Liste schaue.

Um die Tagesliste zu starten, schaue ich mir zunächst alle Aufgaben an, die kein Datum zugewiesen bekommen haben. Dazu habe ich mir einen Filter angelegt, der mir projektübergreifend alle Todos ohne Datum anzeigt.
Diese Liste gehe ich durch und überlege mir, was ich davon heute erledigen will. Den entsprechenden Aufgaben weise ich das heutige Datum zu oder ziehe sie direkt auf den Menüpunkt „Heute“.

Dabei handelt es sich um eine virtuelle Liste, in der automatisch alle Todos landen, die das heutige Datum zugewiesen bekommen haben. Ziehe ich ein Todo auf den Menüpunkt, bekommt die Aufgabe das heutige Datum zugewiesen.

Ich habe also am Ende eine weitere Liste, die nur aus meinen heutigen Aufgaben besteht.

Manchmal kann es vorkommen, dass Aufgaben sehr komplex oder langwierig sind. Dann ist es sinnvoll, Unteraufgaben zu erstellen. Das ist nicht ganz GTD-konform, für mich funktioniert das aber so am besten, auch weil Todoist diese Funktion gleich mitbringt.

Am Ende des Tages habe ich im besten Fall keine Aufgaben mehr in der Heute-Liste, weil ich alles abhaken konnte. Manchmal bleiben aber Aufgaben übrig. Ich kann dann entscheiden, ob ich deren Datum entferne oder ob ich sie liegen lasse. Lasse ich sie liegen, tauchen sie morgen automatisch als überfällig unter „Heute“ auf.
Nach GTD müsste ich ihr Datum entfernen und am nächsten Tag erneut überlegen, ob ich sie bearbeiten will. Ich finde aber, dass man einigen Stellen ruhig abweichen darf, wenn das System dann besser funktioniert.

Review

Ich muss zugeben, das vorgesehene Review mache ich nur selten. Theoretisch gilt es nämlich am Ende der Woche zu schauen, wie die Woche gelaufen ist, wie das System an sich funktioniert, was noch verbessert werden könnte, welche Projekte vielleicht gelöscht werden können etc.

Zusammenfassung

Ich wiederhole den obigen Kreislauf jeden Tag. Mit der Besonderheit, dass ich oft auch Aufgaben aus Jira-Boards übernehmen muss, also nicht alle Aufgaben nur in Todoist zu finden sind. Da es Schnittstellen gibt, ließe sich das sicherlich automatisieren, für mich funktioniert es so aber gut.

Todoist gestaltet das Anlegen und Handhaben von Aufgaben als sehr einfach, weshalb ich die App gerne benutze. Ich kann aber auch Things empfehlen, was noch stärker nach GTD ausgerichtet ist. Im Zweifel lässt sich all das aber auch über ein Bulletjournal oder Kartenkärtchen regeln – zum Beispiel mit diesem schönen (jedoch teurem) System.

Wer weiter ins Detail gehen will und Todoist schon nutzt oder Interesse daran hat, kann sich diese hervorragende Anleitung von Todoist ansehen https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done

Weil ich ja immer wissbegierig bin, interessiert es mich, ob Du ein System für Deine Todos nutzt. Ich freue mich über Kommentare!